ecoDMS: Mehr Spaß bei der Arbeit durch professionelle Dokumentenverwaltung
(businesspress24) - Aachen, 26.01.2012. Dokumente gibt es in jedem Unternehmen und diese nehmen die Firmen in der Regel sehr stark in Anspruch. Laut einer Statistik gehen circa 50% der Arbeitszeit, 15%des Umsatzes und bis zu 45% der Gehaltskosten durch die Dokumentensuche- und Ablage verloren. Ein Teil unternehmensrelevanter Akten verschwindet sogar ganz im Dokumentenchaos. Es werden im Durchschnitt etwa 5 Kopien von einem Dokument angefertigt. Etwa 7% eines Dokumentenzyklus werden mit dem Transport und der Weitergabe des Dokuments verschwendet.
Damit ist jetzt Schluss. Die Lösung lautet „Scannen, archivieren, verwalten mit einer professionellen Dokumentenverwaltungssoftware.“ Ein gutes Beispiel hierfür ist die Software ecoDMS von applord. Alle Dokumente befinden sich bei ecoDMS in einer „digitalen Akte“, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter jederzeit zugreifen kann.
Die Vertraulichkeit der Dokumente bleibt geschützt, da für jede Datei und jeden Ordner eine eigene Berechtigung vergeben werden kann. Papierdokumente werden mit einem beliebigen Scanner digitalisiert, klassifiziert und archiviert. E-Mails, Anschreiben, Rechnungen, PDFs und alle anderen digitalen Dokumente können direkt aus der Anwendung und/oder aus dem heraus klassifiziert und archiviert werden. Es sind keine Ausdrucke und manuelle Archivierungen von Papierdokumenten mehr nötig.
Die anwenderfreundliche und individuell anpassbare Benutzeroberfläche sorgt für eine gute Übersicht auf alle Dokumente und ermöglicht eine schnelle Einweisung der Mitarbeiter in das Ablagesystem und eine unkomplizierte Dokumentenzuweisung bei Stellvertretungen.
Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über die ecoDMS-Software wiedergefunden werden. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe eingeben und die passenden Ergebnisse werden sofort angezeigt (Volltextindizierung). Es sind keine zeitaufwendigen Suchaktionen in Aktenordnern und Festplatten mehr nötig.
Die schnellere Bearbeitung von Anfragen erhöht die Bindung des Kunden an ein Unternehmen und sorgt für mehr Spaß und Motivation bei der Arbeit im Büro. Die Mitarbeiter können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und stressfreier arbeiten.
Die Standardsoftware ist bereits ab 29,90 € im ecoDMS Onlineshop und auf amazon.de erhältlich. Die so genannte Web Edition beinhaltet den ecoDMS-Sever, das Programm ecoICE für die Posteingangsbearbeitung von Papierdokumenten, das Dokumenten Management System ecoDMS und einen Druckertreiber. Selbstverständlich kann die ecoDMS Web Edition auch mit kundenspezifischen Funktionen erweitert werden.
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Datum: 26.01.2012 - 04:44 Uhr
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