Wie Manager im Mittelstand die Effizienz und Transparenz in Projekten und Unternehmen steigern
Von der Geschäftsleitung bis auf die Arbeitsebene erzielen Unternehmen dramatische Effizienzsteigerungen und Kostenersparnisse durch kollaboratives Enterprise Work Management
(businesspress24) - Klassische Arbeits- und Projektorganisationen dominieren den Alltag in den Unternehmen. Die Informationen werden von den Mitarbeitern über die verschiedenen Hierarchieebenen zur Geschäftsleitung gebracht. Sämtliche an diesen Prozessen beteiligten Personen analysieren die erhaltenen Berichte und verfassen eigene Reports, die sie an die nächsthöhere Stelle weiterleiten, wobei jedes Mal eine neu interpretierte Version der Statusberichte entsteht. Auf diese Weise haben die relevanten Daten nicht nur mehrere unterschiedliche Stände. Die Geschäftsleitung erhält in den meisten Fällen Berichte, die auf bereits veralteten Angaben beruhen, da der klassische Prozess zur Entscheidungsvorlage systembedingt viel Zeit in Anspruch nimmt.
Mangelnde Transparenz in klassischen Arbeitsabläufen
Unterschiedliche Informationen werden über mehrere Wege erzeugt und kommuniziert. Identische Arbeiten müssen von den Beteiligten mehrfach durchgeführt werden, wodurch Verfälschungen und doppelte Datenhaltungen vorprogrammiert sind. Die mühsame Erstellung von Daten in Office-Programmen sowie dezentral gelagerte Auftragserteilungen bzw. Anweisungen über E-Mail paaren sich mit zeitaufwendigen und wegen der unklaren Faktenlage häufig unnötigen Besprechungen. Transparenz kann so nur in kleinen Teilen aufrechterhalten werden. Der für die Entscheidungen unabdingbare Gesamtüberblick über die Projekt- und Auftragslage ist unter diesen Umständen nicht möglich.
Verfälschte und veraltete Grundlagen für Entscheidungsvorlagen
Geschäftsleitungen müssen die Details nicht kennen. Um ein Unternehmen zu lenken, benötigt sie Informationen, die ihnen die bestmöglichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Entscheidungsfindung bieten. Hierarchisch organisierte Firmen stoßen dabei an ihre Grenzen. Mit der Weiterleitung der Fakten im Stile des berühmten Spiels "Stille Post" werden die Details von Ebene zu Ebene verfälscht. Auf diese Weise geht die letzte Instanz - die Unternehmensführung - zwangsläufig von unkorrekten Daten aus.
Wenn die Geschäftsführung die Entscheidungsvorlage zugestellt bekommt, sind die ursprünglich auf der untersten Arbeitsebene erhobenen Informationen längst veraltet. Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Leute sind am Entscheidungsverfahren beteiligt. In der Folge kommt es zu falschen oder viel zu trägen Reaktionen der Firma.
Zentrale Arbeitsebene als alternativer Ansatz
Um diese Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen, müssen alle am Verfahren beteiligten Personen von den selben Daten ausgehen können. Möglich wird dies nur durch eine zentrale Arbeitsebene, auf die alle in Echtzeit zugreifen können. Auf diese Weise sind Änderungen der Mitarbeiter eines Projektes sofort für alle - einschließlich der Geschäftsleitung - sichtbar. Dieses Prinzip wird nur dann erfolgreich sein, wenn alle mit ein und dem selben Programm arbeiten und nebenbei geführte Listen und Dateien von den Mitarbeitern nur für das Zuarbeiten genutzt werden dürfen. Entscheidend sind die Daten (Dokumente, Podcasts, Webinare, u.v.m.), die in dem zentralen System hinterlegt werden.
Wie dieser Ansatz umgesetzt werden kann, wird im Webinar über das auf einer Cloud-Lösung basierende Schnellstartmodell PPM Quickstart von Gopa IT deutlich, das die Bereiche Workmanagement, Projektmanagement und Portfoliomanagement in einer Plattform vereint.
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Vor der Niederfort 13, 65428 Rüsselsheim
Datum: 08.09.2015 - 06:10 Uhr
Sprache: Deutsch
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